Black Friday Checklist voor je magazijn!
Voor we het weten is het alweer zo ver, Black Friday! Voor veel van onze klanten, de belangrijkste periode van het jaar. Eerst het weekend van Black Friday met Cyber monday en vervolgens staan de Nederlandse feestdagen alweer voor de deur. Kortom, tijd om te knallen! Een nadeel van deze topdrukte, is dat het in sommige magazijnen chaos is rond Black Friday. Bij sommige bedrijven, zeker webshops, gaan er wel 5x zoveel pakketjes de deur uit als normaal. De kunst is natuurlijk, om deze chaos zoveel mogelijk te beperken, zonder dat het de verkoop in de weg gaat zitten. Daarom maakten wij voor jou: de ultieme black friday checklist. Een lijst met handige tips voor het voorbereiden op de drukte als warehousemanager of medewerker.
Hier volgen 9 belangrijke tips om Black Friday succesvol door te komen in het magazijn!
Voorraad tellen
Als aller eerste, is het belangrijk om de voorraad te tellen. Weet exact wat er is en waar het ligt. Het einde van Q3 is voor veel bedrijven dan ook een zeer belangrijke momentopname. De voorraad wordt geteld en eventueel wordt er nog flink bijbesteld om genoeg voorraad te hebben voor de drukke periode. Zorg dat alle aantallen goed in het voorraadsysteem staan. Zo voorkom je dat er per ongeluk producten verkocht worden, die eigenlijk helemaal niet op voorraad zijn. Tel de voorraad bij voorkeur altijd met meerdere personen die elkaar controleren, zo worden problemen voorkomen.
De Pickvoorraad maximaal bijvullen
Wanneer alle artikelen en goederen geteld zijn en eventueel aangevuld met nieuwe aanvoer, is het belangrijk dat de pickvoorraad maximaal wordt gevuld. Veel bedrijven werken met een aparte bulk- en pickvoorraad. Het liefste vul je in het weekend van Black Friday de pickvoorraad zo min mogelijk bij. Dit zorgt namelijk alleen maar voor meer druk op het personeel en chaos in de gangpaden. Zorg daarom dat er zo veel mogelijk goederen klaar liggen om verstuurd te worden! Zijn er specifieke artikelen in de aanbieding waarbij je stormloop verwacht? Leg deze producten zo dichtmogelijk bij de inpakruimte! Zo minimaliseer je de afstanden en kan er veel sneller gepickt worden. In sommige gevallen kan er zelfs vooruit gewerkt worden, door populaire producten die vaak los besteld worden al vast in te pakken voor dat de verkoop van Black Friday begint! Dan is het een kwestie van een sticker plakken en doorgaan.
Zorg voor een schone en nette werkomgeving
Dit klinkt misschien als een cliché, maar gaat toch echt nog heel vaak mis. Wanneer de gangpaden, inpaktafels en de rest van het magazijn niet schoon zijn, is het onmogelijk om op maximaal snelheid door te werken. Zorg er daarom voor dat bij aanvang van de drukte, alles opgeruimd en in orde is. Ook tijdens de drukte is het verstandig om zoveel mogelijk troep op te ruimen tussen de werkzaamheden door. Naast het feit dat dit gewoon prettiger en sneller werkt, is het ook nog eens super belangrijk voor de veiligheid! Spreek eventueel duidelijke regels af om de werkomgeving netjes te houden en regelmatig weer op te ruimen.
Inpakruimte ready
Zorg er ook altijd voor dat alles is voorbereid voor het inpakken. Zorg er voor dat de inpaktafels klaar staan, netjes zijn en goed gevuld met inpakmateriaal. Een veel gemaakte fout is überhaupt het te weinig inkopen van inpakmateriaal. Het laatste wat je wilt, is dat op zaterdagmiddag de dozen op zijn. Koop dus ruim in wat inpakmateriaal betreft. Zorg dat alle benodigdheden klaarliggen zoals mesjes, taperollers, opvulmiddelen, dozen en meer. Een goede inpaktafel met veel opbergruimte en werkruimte kan daar enorm bij helpen! Werk eventueel ook vooruit in de inpakruimte. Zo kunnen dozen soms alvast gevouwen worden, vulmateriaal klaargemaakt etc. Zorg ook dat er reserves zijn voor alle benodigde materialen. Mocht een taperoller kapot gaan, dan mag dit niet het proces stil leggen!
Voorkom grote hoeveelheden inkomende goederen
Ook vaak meegemaakt, is dat er net tijdens deze week, een enorme levering, bijvoorbeeld uit het verre oosten, wordt geleverd. Dit kan het hele proces in de war gooien. Het verwerken van inkomende goederen kost namelijk veel tijd, ruimte en personeel. Voorkom daarom altijd zoveel mogelijk leveringen in de periode van Black Friday. Laat ze waar mogelijk wat eerder komen!
Reserveer genoeg ruimte voor de pakketjes
Na het inpakken zet je natuurlijk de verschillende zending klaar om opgehaald te worden of weg te brengen. Zorg er wel voor dat hier genoeg ruimte voor is! Te vaak zien we dat het proces hier stroef verloopt. Door te weinig plek te reserveren voor de ingepakte goederen wordt het soms chaos in het magazijn. De vele dozen en/of pallets komen in de gangpaden terecht en het personeel kan er niet meer gemakkelijk langs. Ook wil het nog wel eens voorkomen, dat door de enorme drukte, DHL, PostNL of een andere vervoerder in eens een avond niet langs komt. Hierdoor stapelen de pakketjes van meerdere dagen zich tegelijkertijd op. Kortom, zorg dat er ruimte voor is!
Houdt ook rekening met drukte op kantoor
Wat we veel bij de iets kleinere bedrijven zien, is dat het kantoorpersoneel bij springt in het magazijn tijdens extreme drukte. Wat nog wel eens vergeten wordt, is dat het ook heel druk wordt op de klantenservice en op kantoor tijdens Black Friday. De telefoon staat roodgloeiend, de mailbox loopt vol en vervolgens komen de pakketjes er niet op tijd door heen! Dit zorgt weer voor nog meer telefoontjes de volgende dag en ontevreden klanten. Het is dus belangrijk om ook hier rekening mee te houden, zeker bij het maken van de roosters. Er is nou eenmaal veel personeel nodig!
Snel retouren verwerken
Wat ook handig kan zijn, is het snel verwerken van retouren. Wijs hier eventueel één of meerdere mensen in het magazijn voor aan die zich hier mee bezig houden. Dit is vooral belangrijk wanneer er goederen in de aanbieding zijn met een beperkte voorraad. Deze kunnen dan weer snel worden meegenomen in de voorraad en opnieuw verkocht worden. Een andere optie die veel gekozen wordt, is juist het tijdelijk uitstellen van de retourenverwerking om de druk op het magazijn wat te verlichten.
Vier successen!
Tenslotte een belangrijke tip, vier het einde van de drukke periode met het personeel. Dit kan natuurlijk groots of klein. Trakteer bijvoorbeeld op lunch of geef een feestje na afloop. Er wordt nog wel eens onderschat hoe zwaar deze dagen kunnen zijn voor het personeel. Dan is het altijd goed, om waardering te laten zien wanneer het lukt. Blijf echter niet te lang hangen in de vrolijke sferen, want de volgende drukke dagen staan alweer voor de deur met kerst en oud en nieuw! Bekijk waar de verbeterpunten lagen en pas deze gelijk toe op de nieuwe drukke periodes en op naar het volgende jaar!
Veiligheid
Ben je nu toch bezig met het magazijn? Denk dan ook even aan de veiligheid! Heb je wel de juiste BMWT-certificaten? Vraag een BMWT-keuring van ons aan. Dan komen wij langs en doen alle (wettelijk verplichte) controles van de magazijninrichting. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de Arbo-wetgeving en is jouw magazijn weer geheel veilig voor jou, je personeel en eventueel bezoekers. Informatie nodig over dit onderwerp? Neem gerust contact op met onze klantenservice en/of experts!
